Bądźmy razem: Wydział Budownictwa i Nauk o Środowisku

Pracujemy hybrydowo – mówią pracownicy Dziekanatu i Sekretariatu na WBiNoŚ – zdalnie w połączeniu z dyżurami na miejscu. Mimo trudności, radzą sobie znakomicie, o czym świadczy płynność działania jednostek i bieżąca obsługa wszystkich przychodzących spraw.

Sytuacja epidemiczna zmusiła ich do tego, by w trybie przyspieszonym opanować podstawy pracy zdalnej i zweryfikować umiejętność szybkiego komunikowania się z wykorzystaniem różnych rozwiązań technologicznych. Poza nielicznymi przykładami, większość z pracowników WBiNoŚ nie korzystała dotychczas tak intensywnie z tej formy przekazywania wiedzy i kontaktowania się. Teraz zaś szybko i sprawnie korzystają z obsługi zdalnej w systemach USOS i USOSadm.

Dziekanat

Spośród różnych jednostek uczelni dziekanat należy do tych, gdzie jak w soczewce widać, w jaki sposób uczelnia radzi sobie z zarządzaniem w warunkach niestandardowych, jeśli chodzi o proces dydaktyczny, a w szczególności o organizację i koordynację działań w tym zakresie.

Obecnie w dziekanacie praca jest podzielona na wewnętrzną, wykonywaną na Uczelni w czasie dyżurów oraz zdalną. Każdego dnia dyżuruje jedna osoba, w celu załatwienia  najpilniejszych spraw, pozostałe panie pracują zdalnie. Cały zespół  od 7.30 do 15.30 jest w kontakcie w telefonicznym i mailowym, koresponduje z wykładowcami, studentami, absolwentami oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni. Osoba dyżurująca odbiera telefony i korespondencję standardową, informuje co i do kogo przysłano, czy może sprawa poczekać, czy należy wysłać dalej lub odpowiedzieć.

Czasami bywa i tak, że wszyscy z zespołu muszą być w pracy. Niekiedy zdarza się, że wszyscy pracują przy komputerach w domu. Jedno jest pewne: cała obsługa dziekanatu WBiNoŚ robi, co w ich mocy, aby wszystko działało jak przedtem

Dziekanat WBNŚ to  obecnie zespół składający się z ośmiu osób. Kierownikiem jest Ewa Wojciuk, która  poza  sprawami studentów, stara się scalić i koordynować sprawy dydaktyczne, sprawy studentów na studiach doktoranckich, ale przede wszystkim zapanować nad wieloma, często nieoczekiwanymi zadaniami. Z uwagi na liczbę i terminowość spraw niecierpiących zwłoki, jest w pracy praktycznie codziennie. Mimo to nie narzeka, wręcz przeciwnie, dostrzega pewną wartość dodaną zaistniałej sytuacji: Obecny czas to pokazanie siły jaką otrzymaliśmy: siły opartej o nowe doświadczenia, ale również moc i wiarę w pracę zespołową – wyjaśnia.

Każda z pań odpowiada i prowadzi sprawy związane ze studentami poszczególnych kierunków studiów realizowanych na Wydziale, ale w czasie dyżurów sprawy bieżące załatwiane są bez względu na przypisane kierunki.

Małgosia Jakubiuk odpowiada za studentów studiów stacjonarnych na kierunkach Inżynieria Środowiska i Biotechnologia oraz ofertę w ramach programu Erasmus+. Mimo niecodziennego trybu pracy, pewne rzeczy się nie zmieniają – w sytuacjach kryzysowych współpraca jest bezcenna: Komunikujemy się również między sobą, tj. koleżankami z dziekanatu, by wspólnie rozwiązywać trudne sprawy – podkreśla Małgosia.

Dorota Kunicka obsługuje studentów studiów stacjonarnych kierunków Budownictwa i Civil engineering oraz zajmuje się ofertą w ramach programu Erasmus+. Jak sama mówi: okazuje się, że nie jest tak prosto przestawić się z dobrze funkcjonującego reżimu pracy, do nowego – trochę chaotycznego środowiska, w którym multitasking musi wejść na zupełnie inny poziom. Z przekonaniem w głosie dodaje jednak: Ale to nic! Jesteśmy mistrzami w tym słynnym „ogarnianiu”.

Irena Koziejko opiekuje się studentami kierunku Inżynieria Rolno-Spożywcza i Leśna, po przekształceniu Inżynieria Rolno-Spożywcza. Praca zdalna zmusiła mnie, z czego bardzo się cieszę, do zapoznania się z nowymi technologiami i nauczyła czegoś nowego. Mimo, że chciałabym pracować fizycznie przychodząc do pracy, to jest to jakieś pozytywne doświadczenie – zauważa plusy obecnej sytuacji.

Studentami na kierunku Gospodarka Przestrzenna opiekuje się – Joanna Król-Motylewicz, ponadto jest odpowiedzialna za studentów na studiach niestacjonarnych Inżynierii Środowiska i Leśnictwie oraz Inżynierii Rolno-Spożywczej i Leśnej. Jak jej się pracuje w nowej rzeczywistości? Ogólnie w systemie pracy zdalnej pracuje mi się dobrze – opowiada Joanna. Pracę ułatwiło i usprawniło to, że mamy dostęp do USOS-a w domu. Ułatwieniem pracy na dyżurze w czasie pandemii, gdzie jedna osoba pracuje za cały dziekanat jest opracowany przez nas system teczek. W opisanych teczkach zostawiamy najpilniejsze sprawy „do załatwienia” kolejnej osobie, która przychodzi następnego dnia na dyżur. Dzięki temu osoba dyżurująca wie, co ma do zrobienia danego dnia. Jednak nie ma co ukrywać, że praca ze studentami twarzą w twarz, a nie przez telefon czy maila, jest o wiele przyjemniejsza i łatwiejsza, przynajmniej dla mnie.

Studenci oczekują personalnej obsługi najchętniej pani, która prowadzi kierunek studiów – opowiada Katarzyna Zgudko-Perkowska, która ma pod opieką przyszłych inżynierów i magistrów architektów krajobrazu oraz studentów niestacjonarnych z Budownictwa. Po czym dodaje: Nie zostawiam studenta samego sobie, staram się pomóc, aby uzyskał odpowiedź na nurtujące go pytania. Stan epidemii tego nie zmienił, zmodyfikował jedynie formy kontaktu.

W Hajnówce w Instytucie Nauk Leśnych Wydziału Budownictwa i Nauk o Środowisku wspiera studentów Leśnictwa  Hanna Poznańska. Jak sama zauważa: Nie wszystko da się zrobić na odległość, potrzebny jest wgląd w oryginały dokumentów. Dlatego też dwa razy w tygodniu ma dyżur w dziekanacie, pozostałe dni pracuje online: Specyfika pracy z domu powoduje, że więcej czasu spędza się przy komputerze, co nieraz jest męczące. Ale cieszę się, że pracuję i mam kontakt z pracownikami i studentami. Wszyscy wspieramy się – dodaje Hanna.

Osobą, która na Wydziale odpowiada za pomoc materialną oraz różne świadczenia dla studentów jest Dorota Jerlecka, ponadto obsługuje studentów z kierunku CBSE – gdzie w 95% są to studenci zagraniczni. Ona sama przyznaje, że początki pracy zdalnej nie były łatwe: Ale po kilku dniach i zaangażowaniu wielu osób z całej uczelni okazało się, że praca z domu jest możliwa, ba, bywa nawet miła – tłumaczy Dorota i dodaje: Praca zdalna pokazała również, że wszystkie tworzymy zgrany, wspierający się zespół. 

Na szczególną uwagę zasługuje praca  pań  prodziekan ds. studenckich i dydaktyki Jolanty Piekut i Małgorzaty Lelusz. Bez ich decyzji i akceptacji nie byłoby rozpatrzenia spraw dotyczących studentów, a takich nawet w czasie pandemii nie brakuje. Bieżący kontakt e-mailowy, telefoniczny oraz poprzez platformy edukacyjne i społecznościowe z członkami naszej społeczności akademickiej upoważnia mnie do patrzenia z podziwem i satysfakcją na to, jak zadania, które stoją przed nami w tym trudnym „koronaczasie” są realizowane. Wzruszają mnie przykłady niektórych nauczycieli, którzy tworzą specjalne oprogramowanie ułatwiające pracę na odległość, kręcą filmy edukacyjne, produkują i dezynfekują przyłbice – opowiada prodziekan Małgorzata Lelusz.

Pracownicy Wydziału Budownictwa i Nauk o Środowisku podkreślają, że zawsze mogą też liczyć na dziekana prof. Michała Bołtryka. Nie sposób również nie wspomnieć Kasi Matosek oraz wydziałowego „magika komputerowego” Tomka Juszczuka. Ponadto na Wydziale są też osoby, które dbają o bezpieczeństwo pracowników pod kierownictwem Beaty Jakuszewicz. Nieocenionym wsparciem w tym trudnym czasie jest też sekretariat wydziału.

Sekretariat

Epidemia ustawiła pracę sekretariatu Wydziału Budownictwa i Nauki o Środowisku w nieznanym  do tej pory szyku. Od 18 marca rozpoczął się system pracy zdalnej przerywanej dyżurami na wydziale, które odbywają się średnio raz na dwa tygodnie.

W dniach pracy zdalnej określone zadania są wykonywane w domu.  Komunikacja między pracownikami odbywa się głownie drogą mailową i telefoniczną. Nietrudno się domyślić, że nie wszystkie sprawy można załatwić z domu, zwłaszcza, gdy wymagają one dostępu do konkretnych dokumentów, danych zgromadzonych, czy też dostępnych jedynie w Politechnice Białostockiej. Dyżury są czasem, w którym pracownicy sekretariatu nadają bieg sprawom, których nie są w stanie zrobić w domu. Przykładem może być  chociażby wydruk uprzednio przygotowanych dokumentów, zbieranie na nich niezbędnych podpisów bądź pozostawienie dokumentów do podpisu, przekazywanie ich pocztą wewnętrzną do odpowiednich działów.

Sekretariat jest pewnego rodzaju centrum dowodzenia Wydziału. To właśnie tu spinane są w całość sprawy pracownicze, naukowe i dydaktyczne, dotyczące prowadzenia zajęć ze studentami. Osoba dyżurująca skrupulatnie przyporządkowuje dokumenty m.in. do podpisu, do odpowiednich teczek, z których każda oznaczona jest nazwiskiem dziekana, odpowiedniego dyrektora, prodziekana. Każda z pań: Grażyna Dąbrowska, Urszula Dybko, Anna Gryniewicka, Marta Konopacka, Dorota Maleszewska, Katarzyna Matosek, Ewa Omieljańczuk, Barbara Piotrowska, Elżbieta Stachniewicz, Agnieszka Świetlicka oraz Beata Tymińska w dniu dyżuru ma w obowiązkach wyjście do rektoratu, po uprzednim wynotowaniu wynoszonej korespondencji, zwłaszcza poleconej. Po odebraniu poczty z kancelarii nie wystarczy ją przyporządkować do odpowiednich jednostek Wydziału. Obowiązkiem dyżurnej jest poinformowanie odpowiednich osób o otrzymanych przez nie przesyłkach oraz ich nadawcach.

Pani Marta Burnecka swoje dyżury odbywa w Instytucie Nauk Leśnych w Hajnówce. Pani Honorata Mrozek – kierownik sekretariatu koordynuje wszelkie sprawy związane z funkcjonowaniem Instytutów, Katedr, a w rezultacie całego Wydziału.  Hasło „w razie potrzeb” widniejące przy jej nazwisku w grafiku dyżurów sprowadza się do niemal codziennej obecności. Poza tym sprawy doktoranckie, habilitacyjne, profesury nie chcą czekać…

Oczywiście wszystkie pracownice sekretariatu trzymają rękę na pulsie w przypadku także bardziej specjalistycznych zadań: ktoś musi skoordynować tematy związane z oceną parametryczną, ktoś inny ze studiami podyplomowymi, z projektami unijnymi itp. Ponadto większość pracowników miała do czynienia  z historią dotyczącą migracji danych godzin pracowników do systemu POLON – to zadanie wymagało wzajemnych konsultacji, konkretnych działań, m. in. w systemie USOS. Nie dało się tego zrobić z domu.

Choć doskonale odnajdują się w systemie pracy zdalnej i dyżurów, kadra sekretariatu zgodnie twierdzi: Nowoczesne technologie to zdecydowanie nie wszystko! Nic nie zastąpi pracy na miejscu. W pracy bowiem ważny jest aspekt społeczny i psychologiczny.

Dziękujemy za Waszą obecność!