Zmiany w zasadach zakupów na rzecz Uczelni
22-01-2026Politechnika Białostocka jest zobowiązana do odbierania faktur zakupu przy zastosowaniu platformy informatycznej KSeF od 1 lutego 2026 roku. W praktyce to oznacza, że składać zamówienia lub dokonywać zakupów na rzecz Uczelni będą mogli wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy, wskazani przez kierowników jednostek organizacyjnych.
Wprowadzenie obowiązku stosowania platformy informatycznej Krajowy System e-Faktur KSeF stawia przed Uczelnią nowe, bardzo istotne zadania. Sprawna realizacja obsługi faktur z KSeF wymaga dyscypliny i odpowiedzialności osób upoważnionych do dokonywania zakupów.
Od 1 lutego 2026 roku w Politechnice Białostockiej będą obowiązywały nowe zasady realizacji zakupów na rzecz Uczelni.
Przede wszystkim zakupów będą mogli dokonywać wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy, wskazani przez kierowników jednostek organizacyjnych. Osoby te otrzymają stosowne upoważnienia Rektora do dokonywania tych czynności wraz ze swoim unikalnym kodem (do posługiwania się przy zakupie). Tylko osoby posiadające takie upoważnia będą mogły składać zamówienia lub dokonywać zakupów na rzecz Politechniki Białostockiej. W związku z tym polecam Państwu poinformowanie wszystkich pracowników swoich jednostek o tej ważnej zmianie w organizacji procesu zakupów w Uczelni.
Ważną zmianą w obiegu dokumentacji będzie fakt, iż faktury wystawione w KSeF nie będą – tak jak dziś – trafiać do jednostek odpowiedzialnych za dany zakup w tradycyjny sposób. Jednostką uprawnioną do odbioru wszystkich faktur z KSeF będzie Dział Aparatury i Zakupów. Wszystkie faktury znajdą się w jednej wspólnej kartotece i stamtąd będą kierowane do jednostek organizacyjnych PB w celu ich merytorycznego zaakceptowania i dalszego procedowania w systemie TETA EDU.
Aby realizować proces procedowania faktur z KSeF sprawnie, terminowo i w sposób maksymalnie zautomatyzowany, niezbędne jest umieszczanie przy zamówieniu lub zakupie towaru i/lub usługi – kodu pracownika oraz adresu e-mailowego (np. osoby zamawiającej lub osoby, która będzie wprowadzała fakturę). O wpisanie tych informacji na fakturze należy każdorazowo zwracać się do kontrahenta w treści umowy, korespondencji, na etapie zamawiania towaru i/lub usługi, a także przy wystawianiu faktury. Umieszczenie powyższych danych na fakturze jest ze strony kontrahenta dobrowolne, ale znacznie ułatwi nam identyfikację i dalsze procedowanie faktur.
Dodatkowym zadaniem osób dokonujących zakupów będzie rejestrowanie każdej transakcji (lub jej zgłoszenie asystentom finansowym) w Centralnym Rejestrze Zakupów, prowadzonym w każdej jednostce organizacyjnej. Zapisy w rejestrze będą widoczne dla wszystkich asystentów finansowych zatrudnionych w jednostce. Pracownicy Działu Aparatury i Zakupów będą mieć dostęp do rejestrów prowadzonych we wszystkich jednostkach organizacyjnych.
Dlaczego platforma informatyczna Krajowy System e-Faktur KSeF?
Zgodnie z nowelizacją ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.) z dniem 1 lutego 2026 roku Politechnika Białostocka jest zobowiązana do odbierania faktur zakupu przy zastosowaniu platformy informatycznej Krajowy System e-Faktur, zwanej dalej „KSeF”, prowadzonej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
KSeF to system służący do cyfryzacji procesów fakturowania, w tym do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Z uwagi na wielkość przychodów ze sprzedaży, osiągniętych w roku 2024, obowiązek wystawiania faktur będzie dotyczył naszej Uczelni od 1 kwietnia 2026 r.
Obowiązek stosowania KSeF jest wprowadzany etapami dla różnych podatników (zależnie od ich przychodów ze sprzedaży osiągniętych w 2024 r.), w okresach przejściowych, różnych dla różnych grup podatników VAT. To spowoduje wpływ do Uczelni dokumentów zakupu – faktur – w dwojaki sposób:
- tak jak obecnie – jako faktura papierowa lub PDF przesłany pocztą elektroniczną
lub
- za pośrednictwem KSeF.
Podmioty zagraniczne (niebędące polskimi podatnikami VAT) nie będą wystawiać faktur w KSeF, czyli faktury od takich kontrahentów będą zawsze dostarczane tak, jak obecnie.
W związku z przedstawionymi wyżej rozwiązaniami ustawowymi w jednostkach organizacyjnych Politechniki Białostockiej od 01.02.2026 r. mogą funkcjonować dwie ścieżki akceptacji faktur:
1) Faktury zakupowe wystawione poza KSeF, które zostaną dostarczone do jednostki organizacyjnej PB w sposób funkcjonujący dotychczas – będą wprowadzane do systemu TETA EDU na dotychczasowych zasadach;
2) Faktury zakupowe, które zostaną wystawione w KSeF – będą widziane przez asystentów finansowych danej jednostki organizacyjnej PB w TETA w tzw. kartotece KSeF i będą kojarzone przez asystentów z fakturami wygenerowanymi z zaakceptowanego wcześniej wniosku o zakup. Dalsza akceptacja tych faktur w systemie TETA EDU będzie się odbywać na dotychczasowych zasadach.
W okresie przejściowym mogą wystąpić przypadki wystawienia przez kontrahenta faktury w KSeF oraz przesłania jej dodatkowo e-mailem w formacie PDF – w takich sytuacjach procedowania w TETA wymaga wyłącznie dokument znajdujący się kartotece KSeF.
Wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF stawia przed Uczelnią nowe, bardzo istotne zadania w tym obszarze. Sprawna realizacja obsługi faktur z KSeF wymaga dyscypliny i odpowiedzialności osób upoważnionych do dokonywania zakupów.
Wszyscy kierownicy pionów oraz jednostek organizacyjnych winni zapoznać się z nowymi przepisami oraz terminowo rozpocząć ich stosowanie w podległych jednostkach. Dalsze informacje w sprawie zasad i sposobu prowadzenia zakupów w Uczelni będą na bieżąco przekazywane przez kwesturę, administratorów systemu TETA EDU oraz kanclerza.
Informacje na temat KSeF znajdują się na stronie: