Nowe zarządzenie w sprawie udzielania zamówień publicznych w Politechnice Białostockiej

31 stycznia 2024 roku weszło w życie nowe Zarządzenie nr 9/2024 Rektora w sprawie udzielania zamówień publicznych w Politechnice Białostockiej. W związku z powyższym, Dział Zamówień Publicznych PB przedstawia najważniejsze zmiany, które zostały wprowadzone tym zarządzeniem oraz przypomina zapisy, które mają wpływ na sprawną realizację procedur zakupowych w Uczelni.

ZARZĄDZENIE NR 9/2024 Rektora Politechniki Białostockiej z dnia 31 stycznia 2024 roku w sprawie udzielania zamówień publicznych w Politechnice Białostockiej

1. Realizacja zakupów w ramach sukcesywnych dostaw i usług następuje na podstawie bieżących zapotrzebowań składanych przez poszczególne jednostki do jednostki merytorycznej odpowiedzialnej za realizację zakupu ( 5 ust. 9).

Przepis ten oznacza, iż wnioskodawcy (kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni) chcący skorzystać z zawartych umów na sukcesywne dostawy i usługi, składają zapotrzebowanie do jednostki merytorycznej odpowiedzialnej za realizację zakupu, a nie do asystenta finansowego przypisanego do jednostki.

Zadaniem jednostki merytorycznej będzie wprowadzenie zapotrzebowania do systemu TETA (złożenie wniosku o zakup), dokonanie zakupu oraz rozliczenie go w systemie (złożenie faktury do systemu TETA). 

Jednostkami merytorycznymi są:

Dział Administracyjny:

• sukcesywne dostawy materiałów higienicznych;
• sukcesywne dostawy środków czystości;
• sukcesywne dostawy drobnych artykułów agd;
• sukcesywne dostawy odzieży ochronnej;
• sukcesywne dostawy pieczątek.

Dział Aparatury i Zakupów:

• sukcesywne dostawy materiałów biurowych i papierniczych;
• sukcesywne dostawy materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek, drukarek i faksów;
• sukcesywne dostawy sprzętu komputerowego;
• sukcesywne dostawy elementów komputerowych.

Dział Elektroenergetyczny:

• sukcesywne dostawy materiałów elektrycznych.

Dział Sanitarny:

• sukcesywne dostawy materiałów sanitarnych.

Dział Nauki, Dział Projektów Międzynarodowych Erasmus+ i NAWA oraz Dział Mobilności i Obsługi Umów Międzynarodowych (w zależności od źródła finasowania):

• sukcesywne dostawy biletów lotniczych.

DZP zamieszcza na swojej stronie internetowej aktualny wykaz umów na sukcesywne dostawy i usługi.

2. Na podstawie zatwierdzonego Planu Zamówień Publicznych Politechniki Białostockiej, DZP określa harmonogram składnia wniosków o zakup oraz postępowań dla zamówień, które będą podlegać przepisom pzp. Harmonogram publikowany jest na stronie internetowej DZP (§ 5 ust. 10).

Przepis ten oznacza, iż DZP co rok określa harmonogram postępowań o zamówienie publiczne (których wartość w planie zamówień przekracza 130 000 zł netto). W zależności od wartości danego zamówienia w planie zamówień publicznych, harmonogram będzie określał kilka terminów realizacji danego zamówienia w ciągu roku. Wnioskodawca chcący, aby jego wniosek o zakup był zrealizowany jak najszybciej, powinien go złożyć w pierwszym terminie przewidzianym w harmonogramie. W przypadku złożenia wniosku o zakup po terminie przewidzianym w harmonogramie, wniosek zostanie zakwalifikowany do realizacji w kolejnym najbliższym terminie. W uzasadnionych przypadkach, DZP może ogłosić indywidualne postępowanie w terminie niewynikającym z harmonogramu.

Warunkiem wszczęcia procedury o zamówienie publiczne jest dostarczenie przez Wnioskodawcę lub osobę przez niego wyznaczoną do DZP, a w przypadku zakupów środków trwałych, aparatury naukowo-badawczej lub dydaktycznej oraz wartości niematerialnych i prawnych do Działu Aparatury i Zakupów, kompletu dokumentacji niezbędnych do wszczęcia postępowania (§ 13 ust. 2).

W przypadku złożenia dokumentów po 30 listopada, DZP ma prawo odmówić wszczęcia procedury o zamówienie publiczne, w szczególności postępowań których realizacja lub rozliczenie finansowe musi nastąpić w roku bieżącym (§ 13 ust. 2).

Procedura realizacji zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000 zł netto

3. Dla zamówień, których wartość szacunkowa na wniosku o zakup przekracza 20 000 zł netto, przeprowadzenie procedury zapytania ofertowego jest obowiązkowe (§ 8 ust. 5).

Przepis ten oznacza, iż został zwiększony próg z 7 500 zł netto do 20 000 zł netto, po przekroczeniu którego, przeprowadzenie procedury zapytania ofertowego będzie obowiązkowe.

Zamówienia, których wartość szacunkowa we wniosku o zakup nie przekroczy 20 000 zł netto, będą zwolnione z tej procedury. Dla zamówień, których wartość przekracza 7 500 zł netto, wymagane jest przeprowadzenia rozeznania rynku (§ 12 ust. 1 pkt 1). Dokumentami potwierdzającymi dokonanie rozeznania rynku są w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania o cenę wraz z otrzymanymi ofertami (co najmniej dwie porównywalne, o ile na rynku liczba wykonawców nie jest ograniczona), wydruki ze stron internetowych potencjalnych wykonawców (notatka służbowa nie stanowi dokumentu potwierdzającego dokonanie rozeznania rynku) (§ 6 ust. 3).

4. Procedurę zapytania ofertowego przeprowadza Dział Aparatury i Zakupów (§ 8 ust. 1).

Przepis ten oznacza, iż wszelkie procedury związane z zapytaniami ofertowymi, bez względu na przedmiot zamówienia oraz źródło finasowania, będzie prowadził tylko Dział Aparatury i Zakupów.

Warunkiem wszczęcia procedury zapytania ofertowego jest dostarczenie przez Wnioskodawcę lub osobę przez niego wyznaczoną do DAiZ kompletu dokumentacji niezbędnych do wszczęcia postępowania (§ 8 ust. 2).

Procedura realizacji zamówień określonych w art. 11 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, których wartość szacunkowa nie przekracza progów unijnych (zamówienia z dziedziny nauki oraz zamówienia z zakresu działalności kulturalnej)

5. Dla zamówień, których wartość szacunkowa na wniosku o zakup przekracza 20 000 zł netto, przeprowadzenie procedury zapytania ofertowego jest obowiązkowe.

Zamówienia, których wartość szacunkowa we wniosku o zakup nie przekroczy 20 000 zł netto, będą zwolnione z tej procedury. Dla zamówień, których wartość przekracza 7 500 zł netto, wymagane jest przeprowadzenia rozeznania rynku (§ 12 ust. 1 pkt 1). Dokumentami potwierdzającymi dokonanie rozeznania rynku są w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania o cenę wraz z otrzymanymi ofertami (co najmniej dwie porównywalne, o ile na rynku liczba wykonawców nie jest ograniczona), wydruki ze stron internetowych potencjalnych wykonawców (notatka służbowa nie stanowi dokumentu potwierdzającego dokonanie rozeznania rynku) (§ 6 ust. 3).

6. Procedurę zapytania ofertowego przeprowadza Dział Aparatury i Zakupów (§ 11 ust. 5).

Warunkiem wszczęcia procedury zapytania ofertowego jest dostarczenie przez Wnioskodawcę lub osobę przez niego wyznaczoną do DAiZ kompletu dokumentacji niezbędnych do wszczęcia postępowania (§ 8 ust. 2).

KONTAKT:

Dział Zamówień Publicznych Politechniki Białostockiej

ul. Zwierzyniecka 6, pok. 4, 15-333 Białystok

(85) 746-97-50, (85) 746-97-52

zampubl@pb.edu.pl
dzp.zapytania@pb.edu.pl

www:pb.edu.pl/dzp