Bądźmy razem: Dział Spraw Personalnych

W okresie ograniczenia działalności Uczelni w związku z epidemią koronawirusa Dział Spraw Personalnych jako jeden z niewielu pracował stacjonarnie na uczelni w pełnym składzie. Specyfika pracy nie pozwoliła pracownikom wykonywać jej zdalnie.

17 marca, czyli dokładnie na początku zawieszenia normalnego funkcjonowania Uczelni, został opublikowany nowy Regulamin wynagradzania pracowników Politechniki Białostockiej, w związku z tym trzeba było dostosować dokumentację pracowniczą do nowych uregulowań. Praca online nie wchodziła tu w grę.

Sporządzenie sprawozdań, deklaracji i raportów do instytucji zewnętrznych (m.in. ZUS, PFRON, GUS, POL-on) wymagało również konkretnych działań, które tylko w siedzibie Uczelni były możliwe do zrealizowania i których nie można było odłożyć na później.

Pensja – te słowo chyba najbardziej przemawia do wyobraźni wszystkich. Naliczenie, odprowadzenie wszystkich składek i przekazanie na niemal półtora tysiąca kont znajduje się wśród wielu innych zadań Działu Spraw Personalnych.  Dzięki zaangażowaniu Pań z DSP, pracownicy Politechniki w tym trudnym dla wszystkich czasie, chociaż finansowo mogą czuć się bezpiecznie. Tego również nie da się zrobić zdalnie.

Obok pracowników dużą grupę stanowią osoby, z którymi Uczelnia zawarła umowy-zlecenia i umowy o dzieło. Pomimo trudnego okresu, w którym funkcjonujemy, w wielu wypadkach zawarcie takich umów okazuje się niezbędne. DSP zajmuje się sprawdzeniem prawidłowości przygotowanych umów, zgłoszeniem do ubezpieczeń i wypłatą należnych świadczeń.

Ważną częścią zadań DSP jest bieżące zgłaszanie i aktualizacja danych pracowników i członków ich rodzin do ubezpieczeń zdrowotnych. Jest to niezwykle ważne, aby przy wizycie lekarskiej lub pobycie w szpitalu nie okazało się, że dana osoba nie posiada ubezpieczenia. Panie z DSP zajmują się również ubezpieczeniami zdrowotnymi naszych studentów i doktorantów.

Aktualnie, w związku z zaistniałą sytuacją, pracownicy DSP na bieżąco monitorują i koordynują wszelkie działania wprowadzone w tarczy antykryzysowej, m.in. świadczenia chorobowe dla osób objętych obowiązkową kwarantanną, zawieszenie obowiązku wydawania skierowań na badania lekarskie okresowe, wypłata dodatkowego zasiłku opiekuńczego w związku z COVID-19 czy też zmiany w wysokości potrąceń wynagrodzeń.

Mimo ograniczonego kontaktu osobistego, szybko i sprawnie załatwiane są wszystkie sprawy, a wbrew pozorom jest ich w tym okresie bardzo dużo.  Aby ograniczyć do minimum bezpośredni kontakt pomiędzy pracownikami, na korytarzu ustawiono skrzynkę na dokumenty: umowy, rachunki, wnioski socjalne i wszelkie inne pisma. Wiele spraw wymaga jednak bezpośredniego kontaktu, nie da się zdalnie zatrudnić pracownika, przedłużyć zatrudnienia czy zmienić warunków pracy. Dla wielu osób nowa sytuacja, to nowe wątpliwości i pytania, dlatego szczególnie w tym czasie otrzymujemy setki telefonów i e-maili. Czasami mamy wrażenie, że pracujemy na infolinii.

Dział Spraw Personalnych to również sprawy socjalne. W tym roku, z uwagi na sytuację epidemiologiczną, został przedłużony termin składania wniosków o przyznanie ulgowych usług i świadczeń socjalnych do 15 maja 2020 roku. Z uwagi na przekazywanie wniosków pocztą wewnętrzną, pojawiło się bardzo dużo telefonów i e-maili z pytaniami, jak prawidłowo wypełnić wniosek. Wpisane przez pracowników Uczelni dane będą wyrywkowo sprawdzane w terminie późniejszym.

Nie wszystko da się zrobić zdalnie – mówi kierownik Działu Ewa Janczewska. – Przestrzegamy zasad bezpieczeństwa, ale musimy być na miejscu. Czujemy dużą odpowiedzialność za naszą pracę i chcemy zapewnić poczucie bezpieczeństwa naszym pracownikom w zakresie spraw kadrowych, płacowych i socjalnych – dodaje Ewa.

Dziękujemy za Waszą obecność!

Od 25 maja 2020 roku większość pracowników wraca do pracy stacjonarnej. To nie oznacza, że mamy zapomnieć o względach bezpieczeństwa. Pamiętajmy o ograniczaniu kontaktów do minimum. W każdym przypadku, kiedy jest to możliwe, korzystajmy z poczty e-mailowej, telefonów i poczty wewnętrznej. Najważniejsze, aby wszyscy mogli bezpiecznie pracować i wykonywać swoje zadania.