Uniwersytecki System Obsługi Studiów

Uniwersytecki System Obsługi Studiów (USOS, usos.edu.pl) należy do kategorii ewidencyjnych systemów informatycznych, którego przeznaczeniem jest kompleksowa obsługa spraw studiów, studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych i pracowników naukowo-dydaktycznych. Jego cechą charakterystyczną jest wykorzystanie centralnej bazy danych oraz modułowość poszczególnych elementów.

ZASTOSOWANIA

Immatrykulacja
Dane osobowe każdego przyjętego kandydata na studia mogą zostać zaimportowane z aplikacji rekrutacyjnej IRK przez każdego uprawnionego pracownika dziekanatu. W dowolnym momencie pracy systemu istnieje możliwość podglądu elektronicznej wersji, a także wydruku dokumentu o nazwie „Album studentów”. W przypadku stosowania innych aplikacji rekrutacyjnych import danych przyjętych kandydatów należy przygotować we własnym zakresie. Działania niezbędne przed transferem danych:
- aktualizacja danych osobowych i adresowych, jeśli jest wymagana,
- wpisanie na właściwy etap programu studiów,
- przydzielenie numeru indeksu (automatyczne z puli dostępnych numerów, ręcznie, pozostawienie istniejącego numeru),
- ustalenie kont niezbędnych do autoryzacji w usługach związanych (stowarzyszonych) z USOS,
- przydzielenie wirtualnej waluty pozwalającej na korzystanie z rejestracji elektronicznych na zajęcia, które wymagają posiadania takiej waluty (głównie lektoraty i wychowanie fizyczne),
- pobranie zdjęcia w postaci elektronicznej.
ELS – Elektroniczna Legitymacja Studencka
Uczelnia może wydawać studentom elektroniczne dokumenty poświadczające ich status – legitymacje studenckie. Mogą one także pełnić dodatkowe funkcje, np. karty bibliotecznej, karty miejskiej itp. System USOS zapewnia pełną obsługę tego typu dokumentów, tj:
- zlecanie wydruku legitymacji z wykorzystaniem danych osobowych i zdjęć przechowywanych w systemie,
- personalizowanie blankietów (karty stykowo-bezstykowe firm Unicard, Gemalto, Oberthur) na drukarkach firm Evolis lub Fargo,
- drukowanie kodów kreskowych,
- podpisywanie i przedłużanie ważności z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego firm Unizeto, KIR lub PWPW,
- prowadzenie rejestrów:
  - certyfikatów i uprawnień osób,
  - blankietów i hologramów oraz ich zużycia.
Pomoc materialna
Każdy, spełniający określone kryteria student może otrzymać pomoc finansową ze środków budżetowych. Realizacja tego zadania jest wspierana poprzez:
- planowanie wydatków funduszu i rozliczanie dokonanych wypłat,
- prowadzenie rejestru złożonych podań,
- zastosowanie algorytmów obliczających wysokość należnych kwot na podstawie wprowadzonych średnich dochodów w roku podatkowym, uzyskanych ocen i informacji o niepełnosprawności,
- kontrolę poprawności dokonywanych wypłat (przekroczenie maksymalnej kwoty, blokada jednoczesnych wypłat stypendiów typu socjalnego z kilku jednostek dla tego samego studenta, uprawnienie do otrzymywania pomocy materialnej),
- dokonywanie potrąceń ze stypendiów (np. za akademiki dla zakwaterowanych studentów),
- eksport przelewów do systemu bankowego w najpopularniejszym standardzie VideoTel, ale także do Kredyt Banku i BRE Banku,
- archiwizacja list stypendialnych w każdym miesiącu, w którym dokonywane są wypłaty,
- drukowanie decyzji stypendialnych i zaświadczeń o otrzymanej pomocy,
- raporty i sprawozdania (GUS S-11).
Rozliczanie z wymagań, oferta dydaktyczna
Elektroniczny indeks studenta jest jednym z istotniejszych elementów przetwarzania danych w systemie informatycznym uczelni. USOS dysponuje mechanizmami, które pozwalają na:
- przygotowanie oferty dydaktycznej (w języku polskim i angielskim):
  - przedmioty, realizowane treści programowe i niezbędna literatura,
  - sposoby zaliczenia, liczba punktów ECTS uzyskanych za zaliczenie przedmiotu,
  - rodzaje i liczba godzin zajęć,
  - prowadzący i uczestnicy grup zajęciowych, terminy i lokalizacje grup oraz ich dodatkowe właściwości, np. dedykowanie tylko dla studentów z wybranych programów studiów,
- przechowywanie uzyskanych przez studentów ocen i zaliczeń na protokołach, obliczanie średnich wg różnych kryteriów, związanie tych ocen z programami studiów realizowanymi przez uczestników zajęć,
- określanie wymagań przedmiotowych i punktowych na poszczególnych etapach programu studiów i wykorzystanie mechanizmów sprawdzających czy wymagania te są spełnione podczas rozliczania studentów, uwzględnienie zmienności wymagań w czasie, nakładanie na studentów dodatkowych wymagań (przedmiotowych, punktowych) lub zwalnianie z istniejących,
- przechowywanie historii awansów, skreśleń, powtórzeń etapów, zaliczeń warunkowych,
- wydruk niezbędnych raportów: karty okresowych osiągnięć studenta, karty przebiegu studiów, protokoły, suplementy do dyplomu,
- ewidencję i zaliczanie odbywanych praktyk przewidzianych programem studiów,
- elektroniczne przetwarzanie podań studenckich,
- prowadzenie rejestru wydanych decyzji administracyjnych dotyczących studentów,
- internetowe wypełnianie protokołów i rejestracje na zajęcia wg kilku metod,
- obsługę pensum pracowniczego i rozliczania godzin prowadzonych zajęć.
Planowanie zajęć – Asystent planisty
Każda z jednostek uczelni, która przygotowuje ofertę dydaktyczną może skorzystać z modułu „Planista”, którego zadaniem jest wspomaganie układania planu zajęć. Jest ono realizowane poprzez:
- graficzne planowanie zajęć,
- kontrolę poprawności terminów odbywania zajęć i zajętości sal,
- możliwe uwzględnienie dezyderatów pracowniczych składanych w systemie internetowym,
- podgląd i wydruk ułożonego planu dla pracownika, sali, grupy przedmiotów, programu i etapu studiów.
Płatności za usługi edukacyjne
Prowadzenie przez uczelnię studiów niestacjonarnych, podyplomowych czy kursów dokształcających wiąże się z koniecznością poboru opłat za usługi edukacyjne, naliczania odsetek za nieterminowe ich regulowanie, a także windykację należności w przypadku osób uchylających się od obowiązku zapłaty za otrzymaną usługę edukacyjną. Wszystkie te czynności mogą zostać zrealizowane poprzez:
- zdefiniowanie cenników należności: czesne, opłaty za powtarzanie, wpisy warunkowe, a także za zakwaterowanie w akademiku itp.
- określenie:
  - kodów, na podstawie których będzie odbywał się eksport danych do systemu finansowego uczelni,
  - systemu kont indywidualnych do wnoszenia opłat,
  - procentowej wysokości odsetek, a także liczby dni zwłoki od terminu płatności, do których nie następuje naliczanie odsetek,
- zaproponowanie należności studentom, rozbicie na dostępne plany ratalne,
- import plików zawierających informacje o dokonanych wpłatach z różnych banków,
- automatyczne rozliczenie wpłat z należnościami, naliczenie należnych odsetek, korekta rozliczeń,
- raportowanie o dokonanych wpłatach, przeterminowanych transakcjach i nieopłaconych należnościach.
Międzyuczelniana wymiana studencka
Studenci w czasie studiowania mogą skorzystać z oferty wielu programów wymiany pozwalających na odbycie części studiów na innej uczelni i uznanie zdobytych tam osiągnięć przez uczelnię macierzystą. Przykładami takich programów realizowanych na dużą skalę są ERASMUS oraz MOST. System zapewnia:
- prowadzenie rejestru:
  - umów zawieranych pomiędzy uczelniami partnerskimi w ramach wymiany studenckiej z określeniem warunków współpracy,
  - źródeł finansowania i budżetów programu wymiany,
  - osób – koordynatorów wymiany,
  - wydanych dokumentów,
- dla studentów wyjeżdżających:
  - prowadzenie rekrutacji i kwalifikacji na wyjazd do uczelni partnerskiej,
  - uzgadnianie porozumienia o programie zajęć w uczelni partnerskiej (ang. Learning Agreement),
  - przyznanie i przekazywanie kwot stypendiów płatnych z określonych funduszy,
- dla studentów przyjeżdżających:
  - rejestrowanie przyjazdów (daty, zakwaterowanie, opiekunowie),
  - wydanie karty przebiegu studiów (ang. Transcript of Records),
- wydruki wielu niezbędnych raportów (umowy, aneksy, zaświadczenia itp).
Ankietowanie i sprawozdawczość
Ankietowanie procesu dydaktycznego jest jednym z elementów oceny przeprowadzanej przez komisję akredytacyjną, zatem możliwość przeprowadzenia badań wśród studentów uczelni jest ważną funkcją systemu. Definiowanie ankiety polega na: Innym istotnym elementem systemu do obsługi spraw studiów jest sprawozdawczość:
- określeniu charakteru ankiety (ogólna, przedmiotowa),
- wprowadzeniu zadawanych pytań, określeniu skali oceniania i zakresu badań (osoby uprawnione do brania udziału w badaniu),
- obliczeniu i prezentacji wyników badań.
- na rzecz organów administracji państwowej – Główny Urząd Statystyczny, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego:
  - S-10 – sprawozdanie o studiach wyższych,
  - S-11 – sprawozdanie o pomocy materialnej i socjalnej dla studentów i doktorantów,
  - S-12 – sprawozdanie o stypendiach naukowych, studiach podyplomowych i doktoranckich oraz zatrudnieniu w szkołach wyższych,
  - PNT-01/s – sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) w szkołach wyższych,
  - EN-1 – sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne,
- wewnętrzna:
  - księgi albumów i dyplomów,
  - listy prac dyplomowych, opiekunów, promotorów, recenzentów,
  - oferta dydaktyczna jednostki,
  - karty obciążeń dydaktycznych – zestawienia roczne itp.
Dyplomy
Ukończenie większości typów studiów jest dokumentowane i potwierdzane wydaniem państwowego dokumentu – dyplomu. Jego wydruk wraz z wymaganymi odpisami i suplementem w polskiej i angielskiej wersji językowej może zostać poprzedzony następującymi czynnościami, które są rejestrowane w systemie:
- napisanie pracy dyplomowej podlegającej procesowi recenzowania, jeśli wymaga tego program studiów,
- uzupełnienie osiągnięć przedmiotowych i punktowych zdobytych na innych uczelniach w ramach wyjazdów w programach ERASMUS, MOST i innych,
- zarejestrowanie innych szczególnych osiągnięć, stypendiów, nagród, zaliczenie praktyk,
- przeprowadzenie egzaminu dyplomowego w określonym terminie i składzie komisji egzaminacyjnej,
- obliczenie średniej ze studiów oraz wyniku końcowego na dyplomie z uwzględnieniem wag przypisanych poszczególnym składowym oceny oraz precyzji obliczeń,
- nadanie centralnego numeru dyplomu wg jednego z trzech dostępnych sposobów numerowania,
- wydruk oryginałów i odpisów dyplomów na blankietach z nadrukiem lub bez nadruku oraz suplementu w polskiej i angielskiej wersji językowej.
Studia doktoranckie
Studia trzeciego stopnia pozwalają na pogłębianie wiedzy zdobytej podczas studiów jednolitych lub drugiego stopnia i uzyskanie stopnia naukowego – doktora. Rejestrowanie przebiegu studiów w systemie odbywa się w taki sam sposób jak studiów pierwszego, drugiego stopnia czy jednolitych i kończy wydrukiem świadectwa ukończenia studiów doktoranckich. Od momentu otwarcia przewodu doktorskiego następuje jego obsługa poprzez:
- wpisanie tematu rozprawy z wyznaczeniem promotora,
- zdefiniowanie egzaminów doktorskich z dyscyplin podstawowej i dodatkowej oraz języka obcego wraz ze składami komisji egzaminacyjnych,
- zdefiniowanie egzaminu doktorskiego wraz ze składem komisji egzaminacyjnej,
- wydruk niezbędnych raportów,
- nadanie stopnia naukowego z określonej dyscypliny i numeru dyplomu.

Tekst zaczerpnięty z dokumentacji wdrożeniowej systemu USOS autorstwa Mariusz Czerniak, UMK

Janina Mincer-Daszkiewicz, UW