Uniwersytecki System Obsługi Studiów (USOS, http://usos.edu.pl) należy do kategorii ewidencyjnych systemów informatycznych, którego przeznaczeniem jest kompleksowa obsługa spraw studiów, studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych i pracowników naukowo-dydaktycznych. Jego cechą charakterystyczną jest wykorzystanie centralnej bazy danych oraz modułowość poszczególnych elementów.
ZASTOSOWANIA
Immatrykulacja
Dane osobowe każdego przyjętego kandydata na studia mogą zostać zaimportowane z aplikacji rekrutacyjnej IRK przez każdego uprawnionego pracownika dziekanatu. W dowolnym momencie pracy systemu istnieje możliwość podglądu elektronicznej wersji, a także wydruku dokumentu o nazwie „Album studentów”. W przypadku stosowania innych aplikacji rekrutacyjnych import danych przyjętych kandydatów należy przygotować we własnym zakresie. Działania niezbędne przed transferem danych:
aktualizacja danych osobowych i adresowych, jeśli jest wymagana,
ustalenie kont niezbędnych do autoryzacji w usługach związanych (stowarzyszonych) z USOS,
przydzielenie wirtualnej waluty pozwalającej na korzystanie z rejestracji elektronicznych na zajęcia, które wymagają posiadania takiej waluty (głównie lektoraty i wychowanie fizyczne),
pobranie zdjęcia w postaci elektronicznej.
ELS – Elektroniczna Legitymacja Studencka
Uczelnia może wydawać studentom elektroniczne dokumenty poświadczające ich status – legitymacje studenckie. Mogą one także pełnić dodatkowe funkcje, np. karty bibliotecznej, karty miejskiej itp. System USOS zapewnia pełną obsługę tego typu dokumentów, tj:
zlecanie wydruku legitymacji z wykorzystaniem danych osobowych i zdjęć przechowywanych w systemie,
personalizowanie blankietów (karty stykowo-bezstykowe firm Unicard, Gemalto, Oberthur) na drukarkach firm Evolis lub Fargo,
drukowanie kodów kreskowych,
podpisywanie i przedłużanie ważności z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego firm Unizeto, KIR lub PWPW,
prowadzenie rejestrów:
certyfikatów i uprawnień osób,
blankietów i hologramów oraz ich zużycia.
Pomoc materialna
Każdy, spełniający określone kryteria student może otrzymać pomoc finansową ze środków budżetowych. Realizacja tego zadania jest wspierana poprzez:
planowanie wydatków funduszu i rozliczanie dokonanych wypłat,
prowadzenie rejestru złożonych podań,
zastosowanie algorytmów obliczających wysokość należnych kwot na podstawie wprowadzonych średnich dochodów w roku podatkowym, uzyskanych ocen i informacji o niepełnosprawności,
kontrolę poprawności dokonywanych wypłat (przekroczenie maksymalnej kwoty, blokada jednoczesnych wypłat stypendiów typu socjalnego z kilku jednostek dla tego samego studenta, uprawnienie do otrzymywania pomocy materialnej),
dokonywanie potrąceń ze stypendiów (np. za akademiki dla zakwaterowanych studentów),
eksport przelewów do systemu bankowego w najpopularniejszym standardzie VideoTel, ale także do Kredyt Banku i BRE Banku,
archiwizacja list stypendialnych w każdym miesiącu, w którym dokonywane są wypłaty,
drukowanie decyzji stypendialnych i zaświadczeń o otrzymanej pomocy,
raporty i sprawozdania (GUS S-11).
Rozliczanie z wymagań, oferta dydaktyczna
Elektroniczny indeks studenta jest jednym z istotniejszych elementów przetwarzania danych w systemie informatycznym uczelni. USOS dysponuje mechanizmami, które pozwalają na:
przygotowanie oferty dydaktycznej (w języku polskim i angielskim):
przedmioty, realizowane treści programowe i niezbędna literatura,
sposoby zaliczenia, liczba punktów ECTS uzyskanych za zaliczenie przedmiotu,
rodzaje i liczba godzin zajęć,
prowadzący i uczestnicy grup zajęciowych, terminy i lokalizacje grup oraz ich dodatkowe właściwości, np. dedykowanie tylko dla studentów z wybranych programów studiów,
przechowywanie uzyskanych przez studentów ocen i zaliczeń na protokołach, obliczanie średnich wg różnych kryteriów, związanie tych ocen z programami studiów realizowanymi przez uczestników zajęć,
określanie wymagań przedmiotowych i punktowych na poszczególnych etapach programu studiów i wykorzystanie mechanizmów sprawdzających czy wymagania te są spełnione podczas rozliczania studentów, uwzględnienie zmienności wymagań w czasie, nakładanie na studentów dodatkowych wymagań (przedmiotowych, punktowych) lub zwalnianie z istniejących,
przechowywanie historii awansów, skreśleń, powtórzeń etapów, zaliczeń warunkowych,
ewidencję i zaliczanie odbywanych praktyk przewidzianych programem studiów,
elektroniczne przetwarzanie podań studenckich,
prowadzenie rejestru wydanych decyzji administracyjnych dotyczących studentów,
internetowe wypełnianie protokołów i rejestracje na zajęcia wg kilku metod,
obsługę pensum pracowniczego i rozliczania godzin prowadzonych zajęć.
Planowanie zajęć – Asystent planisty
Każda z jednostek uczelni, która przygotowuje ofertę dydaktyczną może skorzystać z modułu „Planista”, którego zadaniem jest wspomaganie układania planu zajęć. Jest ono realizowane poprzez:
graficzne planowanie zajęć,
kontrolę poprawności terminów odbywania zajęć i zajętości sal,
możliwe uwzględnienie dezyderatów pracowniczych składanych w systemie internetowym,
podgląd i wydruk ułożonego planu dla pracownika, sali, grupy przedmiotów, programu i etapu studiów.
Płatności za usługi edukacyjne
Prowadzenie przez uczelnię studiów niestacjonarnych, podyplomowych czy kursów dokształcających wiąże się z koniecznością poboru opłat za usługi edukacyjne, naliczania odsetek za nieterminowe ich regulowanie, a także windykację należności w przypadku osób uchylających się od obowiązku zapłaty za otrzymaną usługę edukacyjną. Wszystkie te czynności mogą zostać zrealizowane poprzez:
zdefiniowanie cenników należności: czesne, opłaty za powtarzanie, wpisy warunkowe, a także za zakwaterowanie w akademiku itp.
określenie:
kodów, na podstawie których będzie odbywał się eksport danych do systemu finansowego uczelni,
systemu kont indywidualnych do wnoszenia opłat,
procentowej wysokości odsetek, a także liczby dni zwłoki od terminu płatności, do których nie następuje naliczanie odsetek,
zaproponowanie należności studentom, rozbicie na dostępne plany ratalne,
import plików zawierających informacje o dokonanych wpłatach z różnych banków,
automatyczne rozliczenie wpłat z należnościami, naliczenie należnych odsetek, korekta rozliczeń,
raportowanie o dokonanych wpłatach, przeterminowanych transakcjach i nieopłaconych należnościach.
Międzyuczelniana wymiana studencka
Studenci w czasie studiowania mogą skorzystać z oferty wielu programów wymiany pozwalających na odbycie części studiów na innej uczelni i uznanie zdobytych tam osiągnięć przez uczelnię macierzystą. Przykładami takich programów realizowanych na dużą skalę są ERASMUS oraz MOST. System zapewnia:
prowadzenie rejestru:
umów zawieranych pomiędzy uczelniami partnerskimi w ramach wymiany studenckiej z określeniem warunków współpracy,
źródeł finansowania i budżetów programu wymiany,
osób – koordynatorów wymiany,
wydanych dokumentów,
dla studentów wyjeżdżających:
prowadzenie rekrutacji i kwalifikacji na wyjazd do uczelni partnerskiej,
uzgadnianie porozumienia o programie zajęć w uczelni partnerskiej (ang. Learning Agreement),
przyznanie i przekazywanie kwot stypendiów płatnych z określonych funduszy,
wydanie karty przebiegu studiów (ang. Transcript of Records),
wydruki wielu niezbędnych raportów (umowy, aneksy, zaświadczenia itp).
Ankietowanie i sprawozdawczość
Ankietowanie procesu dydaktycznego jest jednym z elementów oceny przeprowadzanej przez komisję akredytacyjną, zatem możliwość przeprowadzenia badań wśród studentów uczelni jest ważną funkcją systemu. Definiowanie ankiety polega na: Innym istotnym elementem systemu do obsługi spraw studiów jest sprawozdawczość:
wprowadzeniu zadawanych pytań, określeniu skali oceniania i zakresu badań (osoby uprawnione do brania udziału w badaniu),
obliczeniu i prezentacji wyników badań.
na rzecz organów administracji państwowej – Główny Urząd Statystyczny, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego:
S-10 – sprawozdanie o studiach wyższych,
S-11 – sprawozdanie o pomocy materialnej i socjalnej dla studentów i doktorantów,
S-12 – sprawozdanie o stypendiach naukowych, studiach podyplomowych i doktoranckich oraz zatrudnieniu w szkołach wyższych,
PNT-01/s – sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) w szkołach wyższych,
EN-1 – sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne,
wewnętrzna:
księgi albumów i dyplomów,
listy prac dyplomowych, opiekunów, promotorów, recenzentów,
oferta dydaktyczna jednostki,
karty obciążeń dydaktycznych – zestawienia roczne itp.
Dyplomy
Ukończenie większości typów studiów jest dokumentowane i potwierdzane wydaniem państwowego dokumentu – dyplomu. Jego wydruk wraz z wymaganymi odpisami i suplementem w polskiej i angielskiej wersji językowej może zostać poprzedzony następującymi czynnościami, które są rejestrowane w systemie:
napisanie pracy dyplomowej podlegającej procesowi recenzowania, jeśli wymaga tego program studiów,
uzupełnienie osiągnięć przedmiotowych i punktowych zdobytych na innych uczelniach w ramach wyjazdów w programach ERASMUS, MOST i innych,
zarejestrowanie innych szczególnych osiągnięć, stypendiów, nagród, zaliczenie praktyk,
przeprowadzenie egzaminu dyplomowego w określonym terminie i składzie komisji egzaminacyjnej,
obliczenie średniej ze studiów oraz wyniku końcowego na dyplomie z uwzględnieniem wag przypisanych poszczególnym składowym oceny oraz precyzji obliczeń,
nadanie centralnego numeru dyplomu wg jednego z trzech dostępnych sposobów numerowania,
wydruk oryginałów i odpisów dyplomów na blankietach z nadrukiem lub bez nadruku oraz suplementu w polskiej i angielskiej wersji językowej.
Studia doktoranckie
Studia trzeciego stopnia pozwalają na pogłębianie wiedzy zdobytej podczas studiów jednolitych lub drugiego stopnia i uzyskanie stopnia naukowego – doktora. Rejestrowanie przebiegu studiów w systemie odbywa się w taki sam sposób jak studiów pierwszego, drugiego stopnia czy jednolitych i kończy wydrukiem świadectwa ukończenia studiów doktoranckich. Od momentu otwarcia przewodu doktorskiego następuje jego obsługa poprzez:
wpisanie tematu rozprawy z wyznaczeniem promotora,
zdefiniowanie egzaminów doktorskich z dyscyplin podstawowej i dodatkowej oraz języka obcego wraz ze składami komisji egzaminacyjnych,
zdefiniowanie egzaminu doktorskiego wraz ze składem komisji egzaminacyjnej,
wydruk niezbędnych raportów,
nadanie stopnia naukowego z określonej dyscypliny i numeru dyplomu.
Tekst zaczerpnięty z dokumentacji wdrożeniowej systemu USOS autorstwa Mariusz Czerniak, UMK
Janina Mincer-Daszkiewicz, UW
×
W ramach naszego serwisu www stosujemy pliki cookies zapisywane na urządzeniu użytkownika w celu dostosowania zachowania serwisu do indywidualnych preferencji użytkownika oraz w celach statystycznych. Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących cookies w swojej przeglądarce internetowej. Korzystając ze strony wyrażają Państwo zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z ustawieniami przeglądarki.