UWAGA! Archiwizacja na Office
20-09-2021Zakończył się semestr letni. Czas na porządki. W związku z powyższym informujemy, że w dniach 27 – 30 września na platformie Office 365 będą przeprowadzane prace administracyjne. W związku z powyższym mogą wystąpić okresowe problemy z dostępem do usług oferowanych w ramach pakietu.
W artykule omówione zostały działania, które podejmuje UCI ( w tym daty podjęcia działań) oraz te, które powinien podjąć wykładowca by w razie konieczności bezproblemowo przejść na zdalny tryb kształcenia na platformie Office365 (w tym Teams):
- Jak przywrócić zarchiwizowany zespół?
- Jak aktywować zespół utworzony przez UCI?
- Co zrobić gdy zespół nadal nie jest widoczny? Czyli skorzystaj z opcji ukryte zespoły.
- Jak dodać studentów do zespołu? Czyli generowanie kodu zespołu.
- Zanim wyślesz wiadomość… czyli wprowadzanie służbowego adresu w USOSweb.
- Jak udostępnić kod zespołu studentom? Czyli wysyłanie wiadomości poprzez USOS mail.
- Jak wysyłać wiadomość w USOSmail z poziomu modułu ZAJĘCIA w USOSweb?
Zaplanowano następujące działania:
– 27 – 28 września: archiwizacja WSZYSTKICH zespołów dostępnych w Office (w tym w Teams)
Archiwizacja ma na celu zachowanie porządku w aplikacji oraz zapewnienie dostępu do przetwarzanych informacji dot. kształcenia w semestrze letnim 2020/2021.
Uwaga: Po zarchiwizowaniu zespołu należące do niego konwersacje i pliki będą dostępne tylko do odczytu. Nadal będzie można przeszukiwać taki zespół w celu odnalezienia potrzebnych elementów. Po roku zespoły zostaną usunięte.
Proszę pamiętać, że zawsze istnieje możliwość przywrócenia ważnego zespołu. Tylko właściciel/twórca zespołu może go przywrócić. W tym celu proszę wykonać następujące czynności:
- Przejdź do Teams -> Zespoły
(1) - Wybierz ikonę zarządzania
(2), a następnie Zarządzaj zespołami (3). - Wybierz zakładkę Zarchiwizowane (4), a następnie po prawej stronie nazwy zespołu, który ma być przywrócony, wybierz Więcej opcji (5).
- Wybierz pozycję Przywróć zespół (6).
Szczegółowe informacje dot. archiwizacji zespołów dostępne są na stronie: http://bit.ly/ArchiwizowanieWTeams
– 28-30 września:
Przygotowanie/udostępnienie na kontach pracowników zespołów zgodnych z danymi wprowadzonymi przez Dziekanaty w systemie USOS. Do zespołów będą przypisani koordynatorzy/prowadzący, natomiast nie będzie studentów.
Proszę pamiętać, że zespół należy aktywować. Dopiero wówczas stanie się widoczny dla studentów.
W tym celu należy wykonać poniższe kroki:
- Przejdź do Teams -> Zespoły (1)
- Wybierz zespół, który chcesz aktywować (2), a następnie w górnej części okna wybierz Aktywuj (3). Na następnym oknie potwierdź aktywację (4).
Po wykonaniu powyższych czynności należy przekazać studentom (np. przy pomocy USOS mail) kod do zespołu. Dopiero wtedy będą mogli dołączyć do zespołu.
W celu wygenerowania kod zespołu należy wykonać poniższe kroki:
- Przejdź do Teams -> Zespoły
- Wybierz zespół, którego kod chcesz udostępnić studentom. Z prawej strony wybierz Więcej opcji (1), a następnie Zarządzanie zespołem (2).
- Przy pomocy listy rozwijanej (3) przejdź do Ustawień (4). Jeżeli okno aplikacji jest w trybie pełnoekranowym, ustawienia będą widoczne od razu.
- W zakładce Ustawienia (5) przejdź do elementu Kod zespołu (6) i wybierz Wygeneruj (7). Skopiuj kod (8) i przekaż członkom zespołu (np. przy pomocy USOS mail).
By system USOS mail działał poprawnie, należy zweryfikować czy do konta jest przypisany służbowy adres e-mail w domenie @pb.edu.pl.
W systemie USOSweb można wprowadzić adres stosując następującą ścieżkę:
https://usosweb.pb.edu.pl -> Zaloguj -> Dla Wszystkich (1) -> Mój Profil (2)
W przypadku potrzeby aktualizacji, należy wpisać nowy adres w polu Email (3) i kliknąć Zapisz (4).
Z systemu USOSweb można wysyłać powiadomienia (e-maile) do użytkowników tego systemu (np.: studenci, wykładowcy). Użytkownicy mogą wysyłać wiadomości dwoma sposobami.
W panelu MÓJ USOSWEB (1) klikamy na USOS MAIL i Nowa wiadomość (2).
Pojawia się okno tworzenia nowej wiadomości, gdzie należy podać grupę odbiorców (3 – poniżej opisano opcje wyboru odbiorców) oraz wpisać temat wiadomości (4), treść (5). Można również załączyć plik (6).
Po wprowadzeniu niezbędnych informacji wybierz Wyślij (7).
W oknie wyboru odbiorców można dodać odbiorców indywidualnych (3a), grupy zajęciowe (3b) lub wcześniej utworzone własne grupy.
W zakładce odbiorcy indywidualni można dodać konkretny adres e-mail lub dodać osobę wpisując imię, nazwisko (pojawia się lista osób zgodnych z szukaniem). Po znalezieniu osoby zaznaczamy ją i klikamy na przycisk „ZAPISZ I ZAMKNIJ” (3c). Analogicznie postępujemy, gdy chcemy dodać więcej osób.
W zakładce grupy zajęciowe (3d) wybieramy do kogo konkretnie, chcemy wysłać wiadomość (np.: studenci grupy) oraz po rozwinięciu roku akademickiego, przedmiotu zaznaczamy, np.: Wykład ,itp. (3e).
W zakładce moje grupy można wybrać stworzoną wcześniej grupę.
Chcąc zakończyć dodawanie odbiorców, klikamy na ZAPISZ I ZAMKNIJ lub ANULUJ (3f).
Przed wysłaniem napisanej wiadomości można jeszcze zaznaczyć, czy wysłać do siebie kopię tej wiadomości oraz czy chcemy otrzymać raport z podsumowaniem operacji wysłania. Na koniec klikamy WYŚLIJ.
W panelu MÓJ USOSWEB (1) klikamy na konkretnych zajęciach w kolumnie ZAJĘCIA (2).
W następnym kroku należy wybrać wyślij wiadomość do studentów tej grupy (przez USOSmail) (3). Kolejne kroki należy wykonywać zgodnie z instrukcją wysyłania USOS mail.
W przypadku dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu za pośrednictwem poczty e-mail:
Office 365: office365 [at] uci.pb.edu.pl
USOSweb: usosweb [at] uci.pb.edu.pl