O Programie

Przygotowanie do Wyjazdu

1. Sprawdzenie Uczelni Partnerskiej:

• Upewnij się, że uczelnia partnerska jest sygnatariuszem porozumienia CEEPUS.
• Zapoznaj się z ofertą dydaktyczną uczelni partnerskiej oraz możliwościami współpracy.

2. Wstępna Konsultacja z Koordynatorem uczelni przyjmującej:

• Skontaktuj się z uczelnianym koordynatorem programu CEEPUS, aby omówić możliwości wyjazdu oraz wstępne wymagania.

3. Przygotowanie Wstępnych Dokumentów:

• Przygotuj wstępny plan wyjazdu, obejmujący cele dydaktyczne lub badawcze, planowane zajęcia oraz korzyści wynikające z wyjazdu dla uczelni macierzystej i partnerskiej. Merytoryczny zakres wizyty dla kategorii Teacher to minimum 6 godzin dydaktycznych w ciągu 5 dni roboczych w uczelni przyjmującej (model 1+5+1).

Proces Aplikacji (Freemover)

1. Złożenie Wniosku:

• Wypełnij i złóż wniosek aplikacyjny w systemie CEEPUS jako Freemover (www.ceepus.info).
• Dołącz wymagane dokumenty, m.in. Letter of Acceptance zawierający szczegółowy plan wizyty (podpisany przez Dziekana uczelni przyjmującej) oraz dwa listy polecające z uczelni macierzystej.

2. Zatwierdzenie przez Uczelnię Macierzystą:

• Fakt złożenia wniosku powinien zostać zgłoszony do Działu Projektów Międzynarodowych Erasmus+ i NAWA (DPM). W niektórych przypadkach wniosek będzie wymagał zatwierdzenia przez uczelnię wysyłającą.

3. Potwierdzenie woli udziału w wymianie:

• W przypadku przyznania stypendium (po zatwierdzeniu wniosku przez zagraniczne biuro Ceepus), na wskazany w procesie aplikacyjnym e-mail zostaną przesłane wszystkie niezbędne informacje dotyczące wyjazdu. Obowiązkiem stypendysty jest dokładne zapoznanie się z otrzymanymi informacjami oraz instrukcjami dotyczącymi wyjazdu.
• Zaakceptuj w systemie CEEPUS warunki wyjazdu oraz potwierdź wolę udziału w przyznanej mobilności.

W ciągu 10 dni kalendarzowych od zatwierdzenia w systemie CEEPUS przyznanego stypendium, stypendysta składa w DPM kopię dokumentów: Letter of Award, Letter of Acceptance oraz uzupełnione i podpisane przez bezpośrednich przełożonych polecenie wyjazdu.

Przed Wyjazdem

1. Przygotowanie Formalności Wyjazdowych:

• Upewnij się, że masz ważny paszport lub dowód osobisty.
• Załatw wszystkie sprawy związane z zakwaterowaniem na uczelni partnerskiej.
• Zorganizuj ewentualne dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne i podróżne na czas pobytu za granicą. DPM zgłasza wyjazdy w ramach CEEPUS do polisy ubezpieczeniowej zawartej pomiędzy Politechniką Białostocką a wybranym ubezpieczycielem.
• Zakup bilety na podróż. Uczelnia po odbytej mobilności zwraca koszty przejazdu stypendystów najtańszym środkiem transportu (II klasa kolej, autobus). Zgoda na zmianę środka transportu może być udzielona przez NCO-PL (polskie biuro Ceepus) jedynie przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty zatwierdzonego przez uczelnię delegującą, z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie. Wnioski składać należy drogą elektroniczną poprzez e-mail.
• Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa oraz procedurami awaryjnymi obowiązującymi na uczelni partnerskiej.
• Bądź w kontakcie z koordynatorem programu CEEPUS na uczelni przyjmującej.

W Trakcie Wyjazdu

1. Realizacja Planu Wyjazdu:

• W pierwszym dniu pobytu skontaktuj się z koordynatorem programu CEEPUS na uczelni przyjmującej (przyznane w ramach programu CEEPUS stypendium wypłacane jest na uczelni przyjmującej).
• Upewnij się, że realizujesz plan wyjazdu zgodnie z ustalonym harmonogramem.
• Regularnie zbieraj potwierdzenia realizacji zaplanowanej pracy dydaktycznej lub badawczej na uczelni przyjmującej, np. harmonogram wykładów (zawierający szczegółowe informacje, tj. terminy, numery sal w których odbywają się zajęcia), listy obecności, fotografie itp.
• W trakcie odbywanego stażu należy uzupełnić oraz wygenerować z systemu CEEPUS: Letter of Confirmation oraz Teacher Mobility Report. Dokumenty te muszą zostać podpisane przez zagranicznego Koordynatora-Partnera oraz wgrane do systemu CEEPUS.

Po Powrocie

1. Sporządzenie Raportu Końcowego:

• W ciągu 7 dni kalendarzowych od powrotu stypendysta składa w DPM raport końcowy z wyjazdu (obejmujący osiągnięte cele, zrealizowane zadania oraz korzyści wynikające z wyjazdu), przesyła mailem krótką notatkę z pobytu wraz ze zdjęciami z wyjazdu (wraz z opisem i podaniem autorstwa) oraz dostarcza kopie wgranych do systemu CEEPUS dokumentów: Letter of Confirmation i Teacher Mobility Report, listy obecności z przeprowadzonych wykładów.

2. Rozliczenie Finansowe:

• W ciągu 7 dni kalendarzowych od powrotu stypendysta składa w DPM rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty na podróż. Rozliczenie kosztów podróży odbędzie się na podstawie aktualnego Zarządzenia Rektora Politechniki Białostockiej w sprawie podróży pracowników Politechniki Białostockiej na obszarze kraju i poza jego granicami.

3. Działania Po Powrocie:

• Podziel się zdobytymi doświadczeniami i wiedzą z innymi pracownikami uczelni.
• Zgłoś w DPM ewentualne propozycje dalszej współpracy z uczelnią partnerską.

Kontakt

W przypadku pytań lub potrzeby dodatkowych informacji prosimy o kontakt z Działem Projektów Międzynarodowych Erasmus+ i NAWA.

• Email: izabela.karpinska@pb.edu.pl
• Telefon: +48 85 746 70 10