Udostępnianie dokumentacji
Regulamin udostępniania dokumentacji w Archiwum Uczelnianym PB
Na podstawie Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z późn. zm.) oraz Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Uczelnianego i Centrum Historii PB wprowadzonej Zarządzeniem Nr 748 Rektora Politechniki Białostockiej z dnia 15 grudnia 2017 roku.
§1
Regulamin określa zasady dotyczące udostępniania i korzystania z dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B przechowywanej w Archiwum Uczelnianym Politechniki Białostockiej.
§2
Zasady dotyczące korzystania ze zbiorów archiwalnych:
- ze zbiorów, do celów naukowo-badawczych i urzędowych, mają prawo korzystać:
- pracownicy Uczelni (załącznik nr 2);
- pracownicy naukowi innych instytucji (np. szkół wyższych, PAN, bibliotek, archiwów i organizacji naukowych – załącznik nr 4);
- osoby zajmujące się twórczością naukową i literacką (załącznik nr 4);
- studenci Uczelni i innych szkół wyższych (załącznik nr 3 i 4);
- upoważnieni przedstawiciele urzędów państwowych;
- osoby, które uzyskały zgodę władz Uczelni (załącznik nr 4).
- pracownikom urzędów państwowych Archiwum udostępnia dokumentację dla celów służbowych, na podstawie okazanego upoważnienia (pełnomocnictwa);
- osoby spoza Uczelni muszą uzyskać zgodę rektora, który akceptuje własnoręcznym podpisem zaopiniowane przez pracownika Archiwum „Zamówienie na dokumentację” (załącznik nr 4);
- w uzasadnionych przypadkach pracownik Archiwum może odmówić zezwolenia na korzystanie z dokumentacji ze względu na jej zły stan, nieuporządkowanie lub z innych szczególnych przyczyn, względnie cofnąć zezwolenie w przypadku nie przestrzegania przepisów niniejszego regulaminu;
- rektor Uczelni z własnej inicjatywy lub na wniosek pracownika Archiwum może wyłączyć z udostępniania na czas określony część dokumentacji; korzystanie z tej dokumentacji wymaga wówczas specjalnego zezwolenia władz Uczelni;
- Archiwum na żądanie władz Uczelni (rektora, prorektorów lub dziekanów) wypożycza do celów służbowych dokumentację wyłącznie na podstawie karty udostępnienia akt (załącznik nr 2) podpisanej przez kierownika danej jednostki organizacyjnej, określającej dokładną datę zwrotu;
- nie wypożycza się zinwentaryzowanych materiałów o wartości historycznej, ujętych w inwentarzach i katalogach Archiwum.
§3
- Wniosek o udostępnienie jednostek archiwalnych należy składać osobiście. Zamówienia są realizowane w możliwie najkrótszym terminie. Pracownik Archiwum określa termin udostępnienia dokumentacji w pracowni Archiwum Uczelnianego PB.
- Prawa i obowiązki osób korzystających z Archiwum:
- osoby korzystające z zasobu Archiwum są uprawnione do przeglądania katalogów, inwentarzy, spisów i innych pomocy archiwalnych niezbędnych im w pracy;
- osoby korzystające ze zbiorów Archiwum zobowiązane są do:
- stosowania przepisów niniejszego regulaminu;
- osobistego odbierania od pracownika Archiwum zamówionej dokumentacji, a po zakończeniu pracy w danym dniu jej zwrotu;
- zwrócenia w należytym porządku dokumentacji po jej wykorzystaniu;
- po opublikowaniu pracy opartej na dokumentacji przechowywanej w Archiwum – złożenie jednego egzemplarza tej pracy do Archiwum.
- Osobie korzystającej z Archiwum nie wolno:
- zmieniać porządku układu dokumentacji, z której korzysta, wprowadzać jakichkolwiek zmian;
- udostępniać dokumentacji innym osobom;
- sporządzać kserokopii z udostępnianej dokumentacji.
Załącznik nr 2 – Karta udostępniania akt (PDF, wersja dostępna cyfrowo, 93 KB)
Załącznik nr 2 – Karta udostępniania akt (DOCX, 17 KB)
Załącznik_nr_3_wniosek_o_udostepnienie_prac_dyplomowych_studentom (PDF, wersja dostępna cyfrowo, 270 KB)
Załącznik_nr_3_wniosek_o_udostepnienie_prac_dyplomowych_studentom (1) (DOCX, 15 KB)
Załącznik nr 4 – Wniosek do rektora o udostępnienie dokumentacji osobom spoza Uczelni (DOCX, 13 KB)