Informacja dla jednostek

Instrukcja Kancelaryjna

Udostępnianie dokumentacji w celach służbowych:

1. odbywa się na podstawie karty udostępniania akt (załącznik nr 2) na miejscu, tj.  w lokalu Archiwum lub wypożycza do jednostek organizacyjnych;
2. na karcie udostępniania akt kierownik jednostki organizacyjnej wytwarzającej akta wnioskuje o udostępnienie lub wypożyczenie akt;
3. jednostka organizacyjna wypożyczająca akta odbiera je i zwraca do Archiwum  w terminie 14 dni w nienaruszonym stanie, czas wypożyczenia dokumentacji może ulec wydłużeniu po uzgodnieniu z pracownikiem Archiwum;
4. korzystający z dokumentacji przyjmuje na siebie odpowiedzialność za materiały, z których korzysta oraz za ich terminowy zwrot;
5. do wyszukiwania akt w magazynie Archiwum upoważniony jest wyłącznie archiwista;
6. udostępnianie akt odbywa się w obecności archiwisty;
7. w miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą akt (załącznik nr 9);
8. wypożyczenie akt archiwista odnotowuje w rejestrze udostępniania akt;
9. Archiwista zobowiązany jest do sprawdzenia stanu akt zwracanych do Archiwum i odnotowania zwrotu na karcie udostępniania oraz w rejestrze wypożyczeń;
10. w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń, pracownik Archiwum sporządza protokół (w trzech egzemplarzach) podpisany przez niego, osobę zwracającą akta oraz jej przełożonego, jeden egzemplarz załącza się w miejsce zaginionych akt, drugi przekazuje kierownikowi jednostki organizacyjnej, której akta zaginęły,  a trzeci przechowuje w oddzielnej teczce w Archiwum;
11. w przypadku nieoddania dokumentacji w wyznaczonym terminie, pracownik Archiwum informuje o tym fakcie kierownika jednostki organizacyjnej, której pracownik korzystał z akt; gdy mimo tego akta nie zostaną zwrócone, powinien zawiadomić władze Uczelni.

Prawa i obowiązki osób korzystających z Archiwum:

1. osoby korzystające z zasobu Archiwum są uprawnione do przeglądania katalogów, inwentarzy, spisów i innych pomocy archiwalnych niezbędnych im w pracy;
2. osoby korzystające ze zbiorów Archiwum zobowiązane są do:
   • stosowania przepisów niniejszego regulaminu;
   • osobistego odbierania od pracownika Archiwum zamówionej dokumentacji,  a po zakończeniu pracy w danym dniu jej zwrotu;
   • zwrócenia w należytym porządku dokumentacji po jej wykorzystaniu;
   • po opublikowaniu pracy opartej na dokumentacji przechowywanej  w Archiwum – złożenie jednego egzemplarza tej pracy do Archiwum;
3. osobie korzystającej z Archiwum nie wolno:
   • zmieniać porządku układu dokumentacji, z której korzysta, wprowadzać jakichkolwiek zmian;
   • udostępniać dokumentacji innym osobom;
   • sporządzać kserokopii z udostępnianej dokumentacji.

Dokumentacja archiwalna kat. A i niearchiwalna kat. B 50, BE 25 i BE 50:

Akta spraw zakończonych przechowywane są w jednostce merytorycznej przez 2 lata.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z pracownikami Archiwum PB.

§1

1. Dla każdego symbolu kończącego podział klasyfikacyjny wykazu akt zakłada się spis spraw i odpowiadającą mu teczkę aktową. W teczce aktowej przechowuje  się dokumentację spraw jednorodnych lub pokrewnych treściowo, mianowicie oznaczonych tym samym symbolem i hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt, opatrzonych tą samą kategorią archiwalną i umieszczonych w jednym spisie spraw. Niedopuszczalne jest umieszczanie w jednej teczce dokumentacji o różnej kategorii archiwalnej.
2. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe.
3. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
4. Sprawę niezakończoną w danym roku załatwia się w roku następnym, bez zmiany znaku nadanego tej sprawie i rejestrowania jej w nowym spisie spraw.
5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. 
6. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz cyfry roku.
7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
8. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).
9. W przypadku dokumentacji dotyczącej postępowania o nadanie stopnia naukowego doktora, doktora habilitowanego, tytułu naukowego profesora, akta gromadzi  się w oddzielnych teczkach, zakładanych dla każdego postępowania. 
10. Dopuszcza się zakładanie kilku tomów teczek aktowych w ramach jednego symbolu klasyfikacyjnego w obrębie jednego roku kalendarzowego.
11. Wszystkie spisy spraw w danej jednostce organizacyjnej mogą być przechowywane w oddzielnej teczce, której nadaje się tytuł „Spisy spraw do teczek…”. W takim przypadku, po zakończeniu roku, spisy spraw powinny być odłożone do właściwych teczek, zakładanych zgodnie z wykazem akt.

§2

1. Teczkę aktową opisuje się w następujący sposób:
   1. na środku okładki od góry umieszcza się pełną nazwę Uczelni i jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta (pieczątka jednostki);
   2. w lewym górnym rogu, poniżej nazwy jednostki organizacyjnej, umieszcza się znak teczki aktowej, składający się z symbolu jednostki organizacyjnej oraz symbolu cyfrowego wykazu akt;
   3. w prawym górnym rogu, na tej samej wysokości co znak teczki aktowej, umieszcza się kategorię archiwalną akt, a w przypadku akt kategorii B także cyfry określające okres przechowywania;
   4. na środku teczki umieszcza się tytuł teczki, tj. pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt i w razie konieczności dodatkowe informacje niezbędne do sprecyzowania treści i rodzaju akt;
   5. na środku pod tytułem teczki zamieszcza się roczną datę wytworzenia akt (jeśli w teczce gromadzone są akta z kilku lat, należy wpisać daty skrajne, tj. roczne daty wytworzenia najwcześniejszego oraz najpóźniejszego pisma w teczce aktowej);
   6. na środku teczki pod datą zamieszcza się oznaczenie tomu teczki (w sytuacji, gdy zgromadzone akta nie mieszczą się w jednej teczce).
2. Wzór opisu teczek aktowych stanowi załącznik nr 5 do instrukcji kancelaryjnej.

§3

1. Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych (dokumentacji kat. A) i dokumentacji o kategorii archiwalnej wyższej niż B10, rozumie się:
   1. ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;
   2. wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek i pism;
   3. odłożenie do teczek aktowych spisów spraw;
   4. usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek);
   5. umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej, o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych, w razie potrzeby, – w pudłach; jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn technicznych;
   6. ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: Niniejsza teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta];
   7. opisanie teczek zgodnie z zasadami określonymi w § 2;
   8. opis teczki powinien być na tyle dokładny, aby na jego podstawie możliwe było określenie treści akt oraz ustalenie kategorii archiwalnej akt (niedopuszczalne jest stosowanie tytułów zbyt ogólnych lub zastępowanie tytułów skrótami czy symbolami literowo-cyfrowymi);
   9. ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
       
2. W przypadku akt kategorii B o okresie przechowywania 10 lat i krótszym:
   1. do teczek aktowych odkłada się spisy spraw;
   2. dokumentację umieszcza się w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, lub umieszcza się dokumentację bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn technicznych;
   3. teczki opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w § 2;
   4. teczki aktowe układa się w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§4

1. Dokumentację spraw niezałatwionych należy przechowywać w osobnych teczkach aktowych.
2. Dokumentację spraw załatwionych należy gromadzić w teczkach aktowych, które zakłada się zgodnie z wykazem akt.
3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie.
4. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z zasadami określonymi w § 2.
5. Teczki aktowe założone w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.
6. Jeśli zachodzi konieczność wyjęcia pisma z teczki w celu wypożyczenia pracownikowi Uczelni lub jednostce organizacyjnej, wówczas w miejsce tego pisma należy włożyć kartę zastępczą akt (załącznik nr 7).
7. Kartę zastępczą akt wypełnia się nanosząc znak sprawy, określając przedmiot sprawy, nazwę jednostki organizacyjnej wypożyczającej akta lub nazwisko pracownika, który akta wypożycza oraz termin zwrotu akt. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
8. Teczki akt spraw zakończonych przechowuje się w jednostce organizacyjnej przez okres dwóch lat, liczony w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zamknięto teczki spraw, tzn. zakończono sprawy, których akta umieszczono w teczkach. Po upływie tego okresu akta spraw zakończonych, niepotrzebne do bieżącej pracy jednostek organizacyjnych, należy przekazać do Archiwum. 
9. Jeżeli zachodzi potrzeba pozostawienia w jednostce organizacyjnej teczek spraw zakończonych przez okres dłuższy aniżeli dwa lata, do Archiwum należy przekazać spis zdawczo-odbiorczy akt (załącznik nr 6) przygotowany w trzech egzemplarzach dla akt kategorii B, lub w czterech egzemplarzach dla akt kategorii A oraz wypełnioną kartę udostępnienia akt (według zasad określonych w § 13 Instrukcji archiwalnej).

§5

1. Jednostki organizacyjne przekazują do Archiwum, w terminie uzgodnionym z pracownikiem Archiwum, dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie dwóch lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia spraw.
2. Kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza pracownika odpowiedzialnego  za prawidłowe przygotowanie akt przekazywanych do Archiwum.
3. Jednostki organizacyjne przekazują akta do Archiwum zakwalifikowane do odpowiednich kategorii archiwalnych, prawidłowo uporządkowane i zewidencjonowane.
4. Teczkę akt osobowych studenta jednostka organizacyjna przekazuje do Archiwum po dwóch latach, liczonych w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym student zakończył studia lub został skreślony z listy studentów.

Przekazywanie akt do Archiwum Uczelnianego (proces)

§1

1. Jednostki organizacyjne przekazują dokumentację do Archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Sporządzenie spisu należy do obowiązków pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 6) sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii A) – w czterech egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (dokumentacji kategorii B) – w trzech egzemplarzach.
3. Jednostki organizacyjne przechowują spisy akt przekazanych do Archiwum w osobnej teczce sklasyfikowanej zgodnie z wykazem akt, ale zakwalifikowanej do kategorii Bc. 
4. W przypadku akt kategorii A pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje  się jedną jednostkę aktową (jedną teczkę).
5. Jeżeli teczka aktowa zawierająca akta kategorii B dzieli się na tomy, dozwolone jest wpisanie jej pod jedną pozycją w spisie zdawczo-odbiorczym, określając liczbę tomów  w rubryce liczba tomów.
6. Tytuły teczek lub tomów w spisach zdawczo-odbiorczych muszą się pokrywać z tytułami teczek aktowych.
7. Teczki aktowe wpisuje się w spisie zdawczo-odbiorczym zgodnie z kolejnością symboli klasyfikacyjnych wykazu akt (np. teczka o symbolu 006 powinna poprzedzać w spisie zdawczo-odbiorczym teczki o symbolach 011, 0802, 1751 itd.).
8. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zostać podpisany przez pracownika, który przygotował spis, kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta, archiwistę przyjmującego dokumentację oraz zawierać datę przekazania spisu.

§2

1. ​Do dokumentacji przekazywanej do Archiwum należy dołączyć ewidencję pomocniczą niepotrzebną w bieżącej pracy jednostki organizacyjnej, np. rejestry, kartoteki, ewidencje, skorowidze itp., a także pisemną informację o zmianach organizacyjnych, w przypadku ich nastąpienia w jednostce organizacyjnej w okresie, z którego pochodzą akta.
2. Archiwum może odmówić przyjęcia akt, które przygotowano nieprawidłowo. O powodach nieprzyjęcia akt archiwista powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta do Archiwum oraz kierownika jednostki organizacyjnej, której Archiwum podlega.