Zasady korzystania z Microsoft 365

Zasady korzystania z Microsoft 365 w Politechnice Białostockiej

Znajdziesz tu podstawowe zasady korzystania z usług Microsoft 365 udostępnianych przez Politechnikę Białostocką. Jest to skrócona wersja przeznaczona dla użytkowników. Szczegółowe procedury techniczne, zasady bezpieczeństwa, retencji danych, zarządzania licencjami oraz cyklu życia kont opisano w dokumentach wewnętrznych Uczelni.

1. Najważniejsze zasady w skrócie

• Konto Microsoft 365 jest kontem imiennym i stanowi element tożsamości cyfrowej użytkownika.
• Nie wolno udostępniać konta, hasła, kodów ani metod uwierzytelniania innym osobom.
• Dostęp do usług zależy od statusu użytkownika, posiadanych uprawnień i decyzji Uczelni.
• Uczelniana poczta elektroniczna jest podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej pomiędzy Uczelnią a użytkownikiem.
• Incydenty bezpieczeństwa należy niezwłocznie zgłaszać przez System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
• Uczelnia może czasowo ograniczyć lub zablokować dostęp w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników, danych lub infrastruktury.
• Po utracie statusu użytkownika dostęp do usług może zostać ograniczony lub odebrany zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uczelni.

2. Kogo dotyczą zasady

Z usług Microsoft 365 mogą korzystać osoby uprawnione przez Uczelnię, w szczególności:

• pracownicy,
• studenci,
• doktoranci,
• uczestnicy studiów podyplomowych,
• uczestnicy kursów i szkoleń,
• absolwenci korzystający z poczty absolwenckiej, jeżeli została im przyznana,
• osoby współpracujące z Uczelnią posiadające odpowiednie uprawnienia,
• użytkownicy skrzynek współdzielonych oraz innych zasobów organizacyjnych.

3. Dostępne usługi

W zależności od statusu użytkownika oraz przydzielonych uprawnień konto może obejmować:

• pocztę elektroniczną,
• kalendarz,
• Microsoft Teams,
• OneDrive,
• SharePoint Online,
• Forms,
• aplikacje Microsoft 365,
• inne usługi udostępnione przez Uczelnię.

Zakres dostępnych usług może zostać zmieniony z przyczyn organizacyjnych, technicznych, licencyjnych, prawnych lub związanych z bezpieczeństwem.

4. Obowiązki użytkownika

Ochrona konta

• korzystanie wyłącznie z własnego konta,
• ochrona hasła i danych uwierzytelniających,
• korzystanie z wymaganych przez Uczelnię metod uwierzytelniania,
• niezatwierdzanie nieznanych prób logowania,
• zabezpieczanie urządzeń wykorzystywanych do pracy.

Bezpieczna praca z informacją

• udostępnianie danych wyłącznie osobom uprawnionym,
• weryfikowanie odbiorców wiadomości i plików,
• korzystanie z zatwierdzonych kanałów komunikacji,
• przestrzeganie zasad ochrony danych oraz obowiązujących regulacji Uczelni.

5. Czego nie wolno robić

• udostępniać konta innym osobom,
• przekazywać haseł, kodów lub metod MFA,
• omijać zabezpieczeń lub próbować uzyskać nieuprawniony dostęp,
• korzystać z usług w sposób niezgodny z prawem lub regulacjami Uczelni,
• wysyłać niezamówionej korespondencji masowej,
• instalować niezatwierdzonych integracji wykorzystujących dane lub tożsamość PB.

6. Skrzynki współdzielone i zasoby organizacyjne

Dostęp do skrzynek współdzielonych przyznawany jest imiennie użytkownikom posiadającym własne konto PB tylko w uzasadnionych przypadkach. Skrzynki współdzielone nie zastępują indywidualnych kont użytkowników.

Zakres dostępu do skrzynek współdzielonych, zespołów Teams, witryn SharePoint oraz innych zasobów wynika z decyzji właściciela danego zasobu.

7. Dane i przechowywanie informacji

• Usunięcie danych przez użytkownika nie zawsze oznacza ich natychmiastowe i trwałe usunięcie.
• Możliwość odzyskania danych zależy od obowiązujących mechanizmów i polityk Uczelni.
• OneDrive nie powinien być jedynym miejscem przechowywania dokumentów, które muszą pozostać dostępne dla jednostki organizacyjnej.
• Dokumenty zespołowe powinny być przechowywane w uzgodnionych repozytoriach organizacyjnych.

8. Utrata dostępu do usług

Zmiana statusu użytkownika, zakończenie zatrudnienia, ukończenie studiów, zakończenie współpracy lub inne zmiany mogą spowodować ponowną ocenę uprawnień i dostępów.

Szczegółowe zasady blokowania kont, retencji oraz usuwania danych określają procedury wewnętrzne Uczelni.

Przed utratą dostępu:
przekaż dokumentację służbową, dydaktyczną lub projektową do właściwego repozytorium i zabezpiecz dane, które powinny zostać zachowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Poczta absolwencka

Jeżeli Uczelnia udostępnia pocztę absolwencką, szczegółowe zasady jej przyznawania, utrzymywania i wygaszania określają odrębne procedury.

Poczta absolwencka nie potwierdza aktualnego statusu studenta, doktoranta ani pracownika.

10. Bezpieczeństwo i monitoring

W zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, utrzymania usług, obsługi incydentów, audytu oraz realizacji obowiązków prawnych Uczelnia może rejestrować i analizować zdarzenia związane z korzystaniem z Microsoft 365.

Uczelnia może stosować między innymi:

• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• polityki dostępu warunkowego,
• mechanizmy ochrony poczty i danych,
• ograniczenia dostępu wynikające z oceny ryzyka.

11. Odpowiedzialność użytkownika

Użytkownik odpowiada za korzystanie z konta zgodnie z obowiązującymi przepisami, regulacjami Uczelni oraz zasadami bezpieczeństwa.

Naruszenie zasad może skutkować ograniczeniem dostępu, blokadą konta lub innymi konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa i regulacjami obowiązującymi w Politechnice Białostockiej.

12. Pomoc i kontakt

Obsługę techniczną usług Microsoft 365 prowadzi Centrum Usług Informatycznych Politechniki Białostockiej.

Zgłoszenia dotyczące działania usług oraz incydentów bezpieczeństwa należy przekazywać za pośrednictwem Helpdesk PB.