Administracja
Wsparcie w tworzeniu dokumentów i komunikacji, ochrona danych
AI jako wsparcie pracy administracyjnej
- Narzędzia AI mogą być wykorzystywane do usprawnienia codziennych obowiązków administracyjnych, m.in. w:
- przygotowywaniu raportów, analiz i zestawień,
- redagowaniu pism urzędowych i wiadomości e-mail,
- tworzeniu treści informacyjnych i materiałów komunikacyjnych,
- generowanie odpowiedzi szablonowych (z zatwierdzeniem),
- tłumaczenia językowe,
- porządkowaniu i klasyfikacji dokumentów.
- AI pełni funkcję narzędzia wspierającego – nie podejmuje decyzji administracyjnych i nie zastępuje pracy człowieka.
Bezpieczeństwo i ochrona danych
- Do narzędzi AI nie wolno wprowadzać danych osobowych, wrażliwych ani poufnych.
- Przed wykorzystaniem AI w pracy należy upewnić się, że narzędzie jest zgodne z przepisami prawa, regulacjami uczelnianymi i posiada odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa.
Nie wprowadzaj do narzędzi AI danych zawartych w systemach Uczelni (USOS, SAP, POL-on, PBN itp.) ani żadnych informacji o studentach i pracownikach.
Transparentność i kontrola treści
- Wszystkie treści wygenerowane z użyciem AI muszą być sprawdzone przez pracownika przed ich oficjalnym użyciem lub publikacją.
- W przypadku dokumentów wewnętrznych można stosować krótką adnotację: „Fragment przygotowany z użyciem narzędzia AI – zweryfikowany przez [imię i nazwisko / stanowisko]”.
- W komunikacji zewnętrznej (np. oficjalne pisma, raporty, materiały promocyjne) należy stosować wyłącznie treści zatwierdzone przez pracownika.
Zakres dozwolonego użycia
- AI może wspierać:
- przygotowanie projektów pism, które następnie są redagowane i zatwierdzane,
- tworzenie propozycji treści na strony internetowe i media społecznościowe (z obowiązkową korektą),
- opracowywanie analiz i podsumowań danych niepoufnych.
- AI nie może być używane do:
- podejmowania decyzji kadrowych, finansowych i organizacyjnych,
- opracowywania dokumentów zawierających dane osobowe lub wrażliwe (chyba że w systemach PB),
- komunikacji oficjalnej bez nadzoru człowieka.
Odpowiedzialność pracowników
- Odpowiedzialność za treść zawsze spoczywa na pracowniku, niezależnie od tego, czy dokument został częściowo przygotowany przez AI.
- Ukrywanie użycia AI, brak weryfikacji treści lub przekazywanie niesprawdzonych materiałów może prowadzić do konsekwencji służbowych.